SIKLUS PENGELUARAN KAS

SIKLUS PENGELUARAN

A. Sistem Pemrosesan Pembelian

Langkah-langkah kegiatan yang membentuk sistem pembelian:

1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengetahui kebutuhan untuk mengisi kembali stok persediaan melalui pengamatan terhadap catatan persediaan.
2. Proses pembelian yang menentukan kuantitas pesanan, memilih pemasok, dan menyiapkan pesanan pembelian. Informasi ini dikirimkan baik ke pemasok maupun ke tempat pemrosesan Utang Dagang (UD).
3. Setelah periode waktu, perusahaan menerima item-item persediaan dari pemasok. Barang yang diterima diperiksa untuk kualitas dan kuantitasnya dan dikirimkan ke toko-toko atau gudang.
4. Informasi tentang bukti penerimaan persediaan digunakan untuk meng-update catatan persediaan.
5. Proses Utang Dagang (UD) menerima faktur dari pemasok. UD merekonsiliasi ini dengan informasi lainnya yang telah dikompilasi untuk transaksi dan catatan kewajiban tertentu untuk membayar di waktu tertentu di masa yang akan datang.
6. Buku besar menerima rangkuman informasi dari utang dagang (kenaikan total dalam kewajiban) dan kontrol persediaan (kenaikan total dalam persediaan).

B. Sistem Pembelian Manual

Sistem pembelian secara manual dapat diterapkan pada perusahaan manufaktur dan retail.

• Kontrol Persediaan.  Kontrol persediaan memonitor dan mencatat tingkat persediaan barang. Ketika persediaan jatuh sampai titik pemesanan kembali yang sebelumnya telah ditentukan, petugas administrasi menyiapkan permintaan pembelian. Salinan permintaan pembelian pembelian dikirimkan ke departemen pembelian, utang dagang yang disimpan di penundaan utang dagang, petugas administrasi kontrol persediaan disimpan di file permintaan pembelian terbuka.

• Departemen Pembelian. Departemen pembelian menerima permintaan pembelian, mensortir mereka menurut pemasoknya, dan menyiapkan pesanan pembelian (PP) majemuk untuk setiap pemasok. Salinan PP dikirimkan ke kontrol persediaan, bagian UD, departemen penerimaan, dan pemasok sebanyak dua buah.

• Penerimaan. Kebanyakan perusahaan menghadapi jeda waktu antara waktu menempatkan pesanan dan menerima persediaan. Perhatikan bahwa tidak ada peristiwa ekonomi yang muncul. Oleh karena itu, perusahaan membuat jurnal memo untuk penundaan penerimaan dan kewajiban persediaan.

• Departemen Utang Dagang.  Petugas administrasi utang dagang merekonsiliasi informasi keuangan dengan dokumen file penundaan, mencatat transaksi dalam jurnal pembelian, dan memposkan ke akun pemasok dalam buku besar utang dagang. Setelah mencatat kewajiban, petugas administrasi UD mentransfer semua dokumen sumber ke file utang dagang terbuka.

• Departemen Buku Besar.  Departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen utang dagang dan rangkuman akun dari kontrol persediaan. Petugas administrasi buku besar memposkan voucher jurnal ke akun persediaan dan utang dagang dan merekonsilisasi akun kontrol persediaan dan rangkuman buku besar persediaan.

Sistem Komputerisasi dalam Pengolahan Data Pembelian Persediaan

        I.            Departemen Pemrosesan Data :

A.     Kontrol Persediaan

Proses pembelian dimulai dari departemen pemrosesan data dimana fungsi kontrol persediaan dilakukan. Siklus pendapatan (dalam perusahaan retail) atau siklus konversi (dalam perusahaan manufaktur) pada kenyataannya diawali dengan kegiatan ini. Ketika persediaan dikurangi oleh penjualan ke pelanggan atau digunakan dalam produksi, sistem menentukan jika item-item yang diperlukan oleh file buku besar persediaan telah sampai pada titik pemesanan kembali. Jika demikian, pencatatan dilakukan di file permintaan pembelian terbuka menunjukkan item persediaan terpisah yang harus diisi kembali stoknya. Record tersebut berisi nomor item persediaan, keterangan item, jumlah yang dipesan, harga unit standar dan nomor pemasok dari pemasok utama. Informasi yang diperlukan untuk membuat record permintaan pembelian dipilih dari record buku besar pembantu persediaan. Record buku besar pembantu persediaan kemudian ditandai “Dalam Pemesanan” untuk menghindari item tersebut dipesan kembali sebelum item tersebut dikirim. Pada akhir hari, sistem tersebut mensortir file permintaan terbuka menurut nomor pemasok dan mengkonsolidasi item-item majemuk dari pemasok yang sama ke satu permintaan. Selanjutnya, informasi yang dikirim ke pemasok diambil dari file pemasok sah untuk memproduksi dokumen permintaan pembelian. Salinan-salinan dokumen ini dikirim ke prosedur manual dalam departemen pembelian dan utang dagang.

B.     Departemen Pembelian

Ketika menerima permintaan pembelian, departemen pembelian menyiapkan pesanan pembelian. Salinan-salinan tersebut dikirim ke pemasok, departemen utang dagang, penerimaann, pemrosesan data dan disimpan dalam departemen pembelian sendiri.

Sistem dalam gambar menerapkan prosedur manual untuk mengontrol proses pemesanan.Suatu program komputer mengidentifikasi keperluan persediaan dan meyiapkan permintaan pembelian tradisional sehingga memungkinkan agen pembelian memverifikasi transaksi pembelian sebelum menempatan pesanan. Sebagian perusahaan menggunakan teknik ini untuk mengurangi risiko menempatkan pesanan yang tidak perlu dengan pemasok karena kesalahan komputer. Namun, demikian, intervensi manual seperti itu membuat proses pemesanan tertunda. Jika kontrol komputer mencukupi untuk menghindari atau mendeteksi kesalahan pembelian, maka prosedur pemesanan yang lebih efisien dapat diterapkan sebagai alternatif, tahap otorisasi dan pemesanan dalam proses tersebut dapat dikonsolidasikan dan dilakukan oleh sistem komputer. Dokumen permintaan pembelian dalam sistem ini tidak diperlukan dan tidak diproduksi. Namun demikian, record permintaan akan tetap ada di disket atau pita magnetis untuk dipakai sebagai jejak audit.